Buchhaltung in Serbien: Pflichten, Fristen und Kosten für d.o.o. und Preduzetnik

Nach der Gründung fängt die eigentliche Arbeit an. Ob Sie eine d.o.o. führen oder als preduzetnik tätig sind: Serbien verlangt laufende Aufzeichnungen, elektronische Rechnungen, regelmäßige Steuererklärungen und einmal im Jahr einen Abschluss. Wer diese Pflichten unterschätzt, riskiert Bußgelder, die schnell höher ausfallen als ein Jahr Buchhaltungskosten. Dieser Artikel beschreibt den laufenden Betrieb: welche Pflichten je Rechtsform gelten, welche Fristen Sie im Kalender brauchen und wie Sie einen geeigneten Buchhalter (knjigovođa) finden. Wie die Gründung abläuft und was sie kostet, erklären die Artikel Firmengründung in Serbien und DOO gründen in Serbien: Was kostet die Gründung wirklich?. Welche Rechtsform zu Ihnen passt, lesen Sie unter d.o.o. oder preduzetnik?.

Welche Buchführung gilt für welche Rechtsform?

Der Umfang der Buchhaltung hängt in Serbien vor allem von der Rechtsform und der Besteuerungsart ab. Grob lassen sich drei Fälle unterscheiden:

Für den paušalac ist der Aufwand am geringsten. Die Steuer setzt die Steuerverwaltung per Bescheid fest, eine Gewinnermittlung entfällt. Trotzdem gibt es Pflichten, die häufig falsch gemacht werden. In die KPO-Evidenz gehört jede ausgestellte Rechnung in zeitlicher Reihenfolge, und zwar unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurde. Wer Rechnungen erst bei Zahlungseingang einträgt, führt die Evidenz falsch. Bareinnahmen müssen nach Angaben des Wirtschaftsportals Biznis.rs innerhalb von sieben Arbeitstagen auf das Geschäftskonto eingezahlt werden, und wer an Privatpersonen gegen Bargeld verkauft, braucht in der Regel eine Fiskalkasse.

Bei der d.o.o. ist die Buchhaltung dagegen ein fester Bestandteil des Betriebs. Jeder Geschäftsvorfall wird doppelt gebucht, Belege müssen aufbewahrt werden, und am Jahresende entsteht ein Abschluss, der bei der Agentur für Wirtschaftsregister (Agencija za privredne registre, APR) eingereicht und dort veröffentlicht wird. Das gilt auch dann, wenn die Gesellschaft im Jahr kaum Umsatz hatte.

E-Rechnung und SEF: Was seit 2023 gilt

Serbien hat die elektronische Rechnung schrittweise eingeführt. Zentrale Plattform ist das staatliche System für elektronische Rechnungen (Sistem elektronskih faktura, SEF). Unternehmen, die zur Mehrwertsteuer (PDV) registriert sind, stellen Rechnungen an andere Unternehmen und an die öffentliche Hand über das SEF aus. Auch Unternehmen ohne PDV-Registrierung müssen eingehende E-Rechnungen über das SEF empfangen können. Für sie gilt die Pflicht zur Ausstellung über das SEF vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern. Wie das im Einzelfall auf Ihr Geschäftsmodell anzuwenden ist, sollten Sie mit Ihrem Buchhalter klären, denn die Regeln wurden seit 2023 mehrfach angepasst.

Für PDV-Pflichtige kam 2025 eine weitere Pflicht hinzu: die elektronische Aufzeichnung der berechneten Umsatzsteuer und der Vorsteuer im SEF. Diese Aufzeichnungen müssen bis zum 12. des Folgemonats nach Ende des Steuerzeitraums vorliegen. Nach einer Übergangszeit im ersten Halbjahr 2025 ahndet die Steuerverwaltung seit dem 1. Juli 2025 auch formale Fehler. Biznis.rs nennt dafür Bußgelder von 200.000 bis 2 Millionen Dinar für juristische Personen und 50.000 bis 500.000 Dinar für Unternehmer. Eine vorläufige, im SEF vorbereitete Steuererklärung soll nach aktuellem Stand ab dem Steuerzeitraum Januar 2027 eingeführt werden; der Starttermin wurde bereits einmal verschoben, bitte vor Ort bestätigen lassen.

PDV: Registrierung, Zeitraum und Fristen

Die PDV-Pflicht entsteht, wenn der Umsatz in den letzten zwölf Monaten 8 Millionen Dinar übersteigt. Eine freiwillige Registrierung ist auch darunter möglich. Der Regelsatz beträgt 20 Prozent, der ermäßigte Satz 10 Prozent.

Der Steuerzeitraum ist entweder der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr. Die Erklärung (PPPDV) wird über das Portal ePorezi eingereicht, und zwar innerhalb von 15 Tagen nach Ende des Steuerzeitraums; im selben Zeitraum ist die Steuer zu zahlen. Die elektronischen Aufzeichnungen im SEF müssen vorher, bis zum 12., abgeschlossen sein. Damit verdichtet sich die Arbeit Ihres Buchhalters auf die erste Monatshälfte. Rechnungen, die Sie zu spät weitergeben, landen im falschen Zeitraum oder müssen korrigiert werden.

Lohnabrechnung

Sobald Ihre Firma Gehälter zahlt, auch an Sie selbst als angestellten Geschäftsführer, kommt die Lohnbuchhaltung hinzu. Für jede Auszahlung wird die Steuererklärung über Lohnsteuer und Beiträge (Formular PPP-PD) über ePorezi eingereicht, spätestens am Tag der Auszahlung. Steuern und Beiträge werden gleichzeitig fällig. Der Buchhalter erstellt dazu die Abrechnung und die Zahlungsaufträge. Wie Sie Geschäftsführergehalt und Ausschüttung sinnvoll kombinieren, beschreibt der Artikel zur Firmengründung; für IT-Firmen gibt es Besonderheiten, die unter IT-Firma in Belgrad: Steuern erklärt sind.

Jahresabschluss und Körperschaftsteuer

Gesellschaften und Unternehmer mit doppelter Buchführung reichen den ordentlichen Jahresabschluss bei der APR ein. Bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist die Frist der 31. März des Folgejahres. Bis zum selben Datum geben Gesellschaften ohne jeden Geschäftsvorfall eine Erklärung über die Inaktivität (izjava o neaktivnosti) ab. Dokumentation zu geprüften Abschlüssen kann bis zum 30. Juni nachgereicht werden. Die APR veröffentlicht nur Abschlüsse, die von einem Buchhaltungsdienstleister erstellt wurden, der in ihrem Register eingetragen ist. Daran sehen Sie, wie wichtig die Wahl des richtigen Buchhalters ist.

Die Körperschaftsteuer (porez na dobit) beträgt 15 Prozent. Die Jahreserklärung (Obrazac PDP) wird innerhalb von 180 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres eingereicht, unterjährig zahlt die d.o.o. monatliche Vorauszahlungen. Kleine Gesellschaften sind in aller Regel nicht prüfungspflichtig; ob Ihre Gesellschaft durch Größe oder Rechtsstellung doch prüfungspflichtig wird, ergibt sich aus den Größenkriterien des Rechnungslegungsgesetzes und sollte jährlich geprüft werden.

Ihr Fristenkalender

Den richtigen Buchhalter finden

Seit dem Rechnungslegungsgesetz von 2019 dürfen Buchhaltungsleistungen nur Unternehmen anbieten, die eine Lizenz der Kammer der zugelassenen Wirtschaftsprüfer (Komora ovlašćenih revizora) besitzen und im Register der Buchhaltungsdienstleister bei der APR eingetragen sind. Die Übergangsfrist dafür ist am 1. Januar 2023 abgelaufen. Prüfen Sie deshalb vor der Beauftragung, ob Ihr Kandidat im Register steht. Ein freundlicher Bekannter, der „nebenbei Buchhaltung macht“, ist keine Lösung, denn ohne Registereintrag wird Ihr Jahresabschluss nicht veröffentlicht.

Achten Sie außerdem auf diese Punkte:

• Schriftlicher Vertrag (ugovor o pružanju računovodstvenih usluga) mit klarer Leistungsbeschreibung: Was ist im Pauschalpreis enthalten, was wird extra berechnet, etwa Lohnabrechnung je Mitarbeiter, Jahresabschluss, Bescheinigungen oder Vertretung bei Steuerprüfungen?
• Zugang zu ePorezi und SEF: Klären Sie, ob der Buchhalter mit eigener Bevollmächtigung arbeitet oder Ihre Zugangsdaten benötigt. Eine Bevollmächtigung ist die sauberere Lösung.
• Sprache: Belege und Erklärungen sind serbisch. Ein Buchhalter, der Ihnen Fristen und Rückfragen auf Deutsch oder zumindest auf Englisch erklärt, spart Missverständnisse.
• Erreichbarkeit vor dem 12. und 15.: Fragen Sie, wie Sie Belege übermitteln sollen und bis wann.

Was die Buchhaltung kostet

Feste Marktpreise gibt es nicht. Die monatliche Gebühr richtet sich vor allem nach Rechtsform, Zahl der Buchungen, PDV-Pflicht und Zahl der Mitarbeiter. Ein paušalac ohne Angestellte liegt am unteren Ende, eine PDV-pflichtige d.o.o. mit Lohnabrechnung deutlich höher. Auch eine d.o.o. ohne Umsatz verursacht laufende Kosten, weil die Buchführungspflicht unabhängig von der Aktivität besteht. Richtwerte für die laufenden Kosten einer neuen Gesellschaft finden Sie im Artikel zu den Gründungskosten. Holen Sie mindestens zwei schriftliche Angebote ein und vergleichen Sie diese anhand derselben Leistungsliste.

Abgrenzung: Buchhalter oder Steuerberater?

Der knjigovođa kümmert sich um die laufenden Pflichten Ihres Unternehmens. Fragen zu Ihrer persönlichen Steuerpflicht, etwa zur Ansässigkeit, zum Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland oder zur Gestaltung von Ausschüttungen, gehen darüber hinaus und gehören zu einem Steuerberater. In der Praxis arbeiten beide oft zusammen.

Wie Exgentum unterstützt

Exgentum vermittelt deutschsprachigen Gründern in Belgrad registrierte Buchhaltungsbüros, begleitet das erste Gespräch und hilft Ihnen, die Abläufe für Belege, SEF und ePorezi so aufzusetzen, dass die Fristen im ersten Jahr nicht zur Belastung werden. Marin ist dabei Ihr Ansprechpartner vor Ort, wenn Rückfragen auf Serbisch geklärt werden müssen.

Häufige Fragen

Kann ich die Buchhaltung meiner d.o.o. selbst machen?

Sobald Sie die Buchhaltung auslagern, muss der Dienstleister im APR-Register eingetragen sein, sonst wird der Abschluss nicht veröffentlicht. Die Buchführung im eigenen Haus setzt Kenntnisse des serbischen Rechnungslegungs- und Steuerrechts sowie den Umgang mit SEF und ePorezi voraus. Für ausländische Gründer ohne serbische Buchhaltungsausbildung ist das praktisch keine realistische Option.

Muss ich als paušalac einen Buchhalter haben?

Gesetzlich nicht zwingend. Viele paušalci beauftragen trotzdem einen Buchhalter für die KPO-Evidenz, Bescheide und Beiträge, weil Fehler bei Fristen und Rechnungen Bußgelder auslösen.

Was passiert, wenn meine d.o.o. ein Jahr lang keinen Umsatz hat?

Wenn es überhaupt keinen Geschäftsvorfall gab, reichen Sie bis zum 31. März eine Erklärung über die Inaktivität bei der APR ein. Bankgebühren oder Buchhaltungskosten sind allerdings schon Geschäftsvorfälle. Ob Ihre Gesellschaft wirklich inaktiv war, sollte der Buchhalter beurteilen.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Rechnungslegungsgesetz und den Steuergesetzen und unterscheiden sich je nach Unterlage. Lassen Sie sich von Ihrem Buchhalter eine Übersicht geben, statt Belege nach einigen Jahren pauschal zu vernichten.

Ab wann muss ich mich für PDV registrieren?

Sobald Ihr Umsatz in den letzten zwölf Monaten 8 Millionen Dinar übersteigt. Behalten Sie diese Grenze laufend im Blick, denn sie bezieht sich auf einen gleitenden Zeitraum und nicht auf das Kalenderjahr.