Quien se traslada a Serbia, constituye allí una empresa, se casa o compra un inmueble tendrá que presentar tarde o temprano una apostilla. La apostilla es una certificación de autenticidad de los documentos públicos que, entre los Estados parte del Convenio de La Haya de 1961 sobre la apostilla, sustituye a la legalización, un trámite más laborioso. Alemania, Austria, Suiza y Serbia son todos Estados contratantes, al igual que muchos otros países.
Parece sencillo, pero en la práctica suele llevar semanas: la autoridad competente depende de quién expidió el documento, la traducción debe hacerse en el orden correcto y algunas administraciones exigen documentos recientes. Esta guía explica cuándo necesita una apostilla, dónde obtenerla y cómo hacer traducir correctamente los documentos después. La legitimación de firmas y poderes ante notario es un tema aparte y aquí solo se menciona de pasada.
Cuándo no necesita apostilla: las certificaciones plurilingües del registro civil
Antes de solicitar una apostilla, conviene comprobar si puede prescindir de ella. Alemania y Serbia son ambos Estados parte del Convenio CIEC de Viena de 1976 sobre la expedición de certificaciones plurilingües de actas del registro civil. Según la Embajada de Alemania en Belgrado, estas certificaciones plurilingües de nacimiento, matrimonio y defunción están exentas de toda formalidad y, por tanto, no necesitan apostilla. Si sus documentos proceden de otro país, compruebe si ese país también se ha adherido a este convenio.
En Alemania, la oficina del registro civil (Standesamt) expide estos documentos como certificado internacional de nacimiento (Internationale Geburtsurkunde) o de matrimonio (Internationale Eheurkunde). En Serbia, el equivalente es el extracto en formulario internacional (izvod na međunarodnom obrascu). Como los campos están rotulados en varios idiomas, a menudo tampoco hace falta traducción. Si la administración serbia concreta acepta la certificación plurilingüe sin traducción es algo que conviene consultar de antemano.
Importante: según la Embajada, el certificado de capacidad matrimonial (Ehefähigkeitszeugnis) no está incluido en este convenio. Este certificado sigue necesitando apostilla.
Qué documentos suelen necesitar apostilla
| Trámite | Documentos habituales | Observación |
|---|---|---|
| Permiso de residencia | Certificado de nacimiento o de matrimonio para la reagrupación familiar, en su caso justificantes de ingresos o de formación | Certificados del registro civil, a ser posible en la versión internacional |
| Constitución de empresa | Si la socia fundadora es una sociedad extranjera: extracto del registro mercantil, en su caso estatutos | Las personas físicas fundadoras suelen necesitar solo el pasaporte |
| Matrimonio en Serbia | Certificado de capacidad matrimonial, en su caso sentencia de divorcio | Certificado de capacidad matrimonial siempre con apostilla |
| Compra de inmueble | Poder legitimado en el extranjero, en la compra a través de una empresa extracto del registro | El poder y la legitimación se tratan en un artículo aparte sobre el notario |
| Trabajo, homologación | Títulos, certificados académicos | La homologación es un procedimiento aparte |
| Permiso de conducir, trámites administrativos | Certificado de antecedentes penales, certificaciones | Varía según la administración |
Qué documentos exactos necesita para su permiso de residencia depende del fundamento de la residencia. Nuestro artículo Aufenthaltstitel in Serbien (en alemán) ofrece una visión general. Para la documentación de una constitución de empresa, consulte la guía Firmengründung in Serbien (en alemán), y para el matrimonio y el régimen económico matrimonial el artículo Ehevertrag in Serbien (en alemán).
Dónde solicitar la apostilla
La apostilla se expide siempre en el Estado en el que se emitió el documento. Por tanto, un certificado de nacimiento alemán no puede apostillarse en Serbia.
Alemania
En Alemania no existe una oficina única de apostillas. La autoridad competente es la superior jerárquica del organismo que expidió el documento:
- Autoridades federales (por ejemplo, el certificado de antecedentes penales, Führungszeugnis, de la Oficina Federal de Justicia): según la Embajada de Alemania en Belgrado, la Oficina Federal de Asuntos Exteriores (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten) en Brandenburg an der Havel.
- Documentos de las oficinas del registro civil y de autoridades de los Länder: según el Land, el Regierungspräsidium, la Bezirksregierung, el Landesverwaltungsamt o el Ministerio del Interior del Land. En Baden-Wurtemberg, por ejemplo, son competentes los Regierungspräsidien.
- Documentos judiciales y notariales: por regla general, el presidente del tribunal regional (Landgericht) en cuyo distrito tenga su sede el tribunal o el notario.
El atajo más seguro: pregunte al organismo que le expide el documento quién es competente para la apostilla. Las oficinas del registro civil y los notarios suelen saberlo.
Austria
Según el organismo emisor, expiden la apostilla el Ministerio Federal de Asuntos Europeos e Internacionales (BMEIA), los presidentes de los tribunales regionales (Landesgerichte) o las oficinas de los gobiernos de los Länder (Ämter der Landesregierungen). Para los certificados del registro civil, según el Land de Baja Austria, en algunos casos se prevé una vía en varias etapas a través de la autoridad administrativa de distrito y del gobierno del Land. Aclare el procedimiento de antemano con el organismo emisor.
Suiza
Por regla general es competente la Cancillería de Estado del cantón en el que se expidió el documento. Para los documentos federales es competente la Cancillería Federal en Berna.
Otros países
Si su documento se expidió en otro Estado contratante, es ese Estado el que designa sus propias autoridades competentes para la apostilla. La Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH) publica la lista de estas autoridades para cada Estado contratante. También aquí lo más sencillo suele ser preguntar al organismo que expidió el documento.
El orden correcto: primero la apostilla, después la traducción
Las administraciones serbias exigen por regla general que los documentos en lengua extranjera vayan acompañados de una traducción realizada por un traductor jurado ante los tribunales en Serbia (sudski prevodilac, coloquialmente sudski tumač). El orden es decisivo:
- Obtener el documento original, a ser posible de expedición reciente.
- Hacer colocar la apostilla en el Estado emisor. La apostilla es un sello o una hoja adjunta.
- Traducción en Serbia por un traductor jurado. Se traduce el documento incluida la apostilla, y el traductor une su traducción al original o a una copia compulsada.
- Presentación ante la administración serbia.
Quien invierte el orden, es decir, traduce primero y apostilla después, corre el riesgo de que la apostilla no quede traducida y de que la administración rechace la documentación. Si en Serbia se reconoce la traducción de un traductor jurado en Alemania o en otro país no está regulado de manera uniforme. En caso de duda, prevea la traducción en Serbia y pida a la administración concreta que le confirme de antemano sus requisitos.
Encontrará traductores jurados de alemán y de otros idiomas en las listas de los tribunales serbios. En Belgrado la oferta es mayor y, para documentos estándar, el plazo de entrega suele ser de solo unos pocos días.
¿Qué antigüedad pueden tener los documentos?
La apostilla en sí no tiene fecha de caducidad. Sin embargo, muchas administraciones serbias exigen documentos con una antigüedad no superior a tres o seis meses, por ejemplo para un matrimonio o para determinadas inscripciones registrales. Por eso, un certificado de nacimiento de veinte años guardado en los papeles de la familia a menudo no se acepta, aunque su contenido no haya cambiado.
El plazo exacto depende de la administración y del procedimiento. Consulte a la administración competente en Serbia antes de pedir los documentos. Un consejo para la planificación: no pida los documentos demasiado pronto, pero tenga en cuenta el plazo de tramitación de la oficina de apostillas. En algunos Länder alemanes puede ser de varias semanas.
En sentido inverso: documentos serbios para el extranjero
El camino inverso también es frecuente, por ejemplo cuando un cónyuge serbio debe presentar documentos en Alemania o cuando se quiere inscribir posteriormente en Alemania el nacimiento de un hijo nacido en Serbia (Nachbeurkundung).
En Serbia, según la Embajada de Alemania en Belgrado, expiden la apostilla los tribunales de primera instancia (osnovni sud), en concreto el tribunal en cuyo distrito se expidió el documento. Para los certificados de nacimiento y de matrimonio también aquí merece la pena el extracto en formulario internacional, que se reconoce en Alemania sin apostilla.
La traducción al alemán la realiza después, por regla general, un traductor oficialmente nombrado y jurado en Alemania (öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer). Si los documentos van a utilizarse en otro país, se aplican sus propias normas sobre traducción. La Embajada advierte además de que los documentos serbios relacionados con Kosovo pueden causar dificultades en Alemania.
Errores habituales y cómo evitarlos
Empezar demasiado tarde. A menudo las apostillas se solicitan cuando ya está fijada la cita en la oficina de extranjería. Empiece a reunir los documentos en cuanto sepa lo que necesita. Nuestra lista de comprobación para mudarse a Belgrado (en alemán) sitúa este paso en el calendario.
Apostillar una copia compulsada en lugar del original. Una apostilla sobre una copia suele confirmar solo la compulsa, no el documento en sí. Muchas administraciones quieren la apostilla sobre el documento original.
Organismo equivocado. Quien presenta un documento notarial ante un Regierungspräsidium pierde tiempo. Pregunte al emisor.
Pasar por alto la certificación plurilingüe. En los certificados de nacimiento y de matrimonio, la versión internacional le ahorra a menudo la apostilla y la traducción.
Un solo ejemplar. Algunas administraciones serbias se quedan con los originales. Si prevé varios procedimientos en paralelo, pida que le expidan y apostillen varios ejemplares.
Apoyo sobre el terreno
La apostilla en sí debe solicitarse en el Estado emisor. Lo que ocurre después en Serbia, es decir, traducción, copias, citas y consultas de las administraciones, es difícil de gestionar a distancia. Exgentum acompaña en ello, con un interlocutor que habla alemán o inglés, a quienes se instalan en Serbia y a fundadores llegados del extranjero: aclaramos con usted de antemano qué documentos se exigen para su proyecto, organizamos la traducción jurada en Belgrado y le acompañamos en la presentación ante la administración.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una apostilla para mi certificado de nacimiento alemán?
Si solicita en la oficina del registro civil un certificado de nacimiento internacional y plurilingüe conforme al Convenio CIEC, según la Embajada de Alemania en Belgrado está exento de apostilla. En cambio, para un certificado de nacimiento alemán ordinario necesita una apostilla.
¿Puedo obtener la apostilla en Serbia, en la Embajada de Alemania?
No. La apostilla la expide el organismo competente del Estado emisor. La Embajada no expide apostillas para documentos alemanes.
¿Hay que traducir también la apostilla?
Sí, por regla general el traductor jurado en Serbia traduce el documento incluida la apostilla. Por eso la apostilla va antes de la traducción.
¿Cuánto tiempo es válida una apostilla?
La apostilla en sí no caduca. Sin embargo, muchas administraciones exigen que el documento no tenga más de unos meses de antigüedad. Consulte el plazo exacto en la administración correspondiente.
¿Cuánto cuesta una apostilla?
Las tasas las fija cada organismo y varían entre los Länder alemanes, Austria y Suiza. Consulte la tasa vigente en el organismo competente antes de enviar la documentación.
He legitimado un poder ante notario en Alemania. ¿Basta con eso para Serbia?
Un poder legitimado ante notario en Alemania necesita por regla general, para utilizarse en Serbia, una apostilla adicional, que expide el tribunal regional (Landgericht) competente, y a continuación una traducción. Lo que debe contener el poder conviene aclararlo de antemano con el notario o el abogado serbio.
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