Wer nach Serbien zieht, dort eine Firma gründet, heiratet oder eine Immobilie kauft, wird früher oder später nach einer Apostille gefragt. Die Apostille ist eine Echtheitsbestätigung für öffentliche Urkunden, die zwischen den Staaten des Haager Apostille-Übereinkommens von 1961 die aufwendigere Legalisation ersetzt. Deutschland, Österreich, die Schweiz und Serbien sind alle Vertragsstaaten.
Klingt einfach, kostet in der Praxis aber oft Wochen: Die Zuständigkeit hängt davon ab, wer die Urkunde ausgestellt hat, die Übersetzung muss in der richtigen Reihenfolge erfolgen, und manche Behörden verlangen frische Urkunden. Dieser Leitfaden zeigt, wann Sie eine Apostille brauchen, wo Sie sie bekommen und wie Sie die Dokumente anschließend korrekt übersetzen lassen. Beglaubigungen von Unterschriften und Vollmachten beim Notar sind ein eigenes Thema und hier nur am Rand erwähnt.
Wann Sie keine Apostille brauchen: die internationalen Personenstandsurkunden
Bevor Sie eine Apostille beantragen, lohnt sich eine Prüfung, ob es auch ohne geht. Deutschland und Serbien sind beide Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens von 1976 über mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsbüchern. Laut der Deutschen Botschaft Belgrad sind solche mehrsprachigen Auszüge von Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden von jeder Förmlichkeit befreit, brauchen also keine Apostille.
In Deutschland erhalten Sie diese Urkunden beim Standesamt als „Internationale Geburtsurkunde“ oder „Internationale Eheurkunde“. In Serbien heißt das Pendant Auszug auf internationalem Formular (izvod na međunarodnom obrascu). Weil die Felder mehrsprachig beschriftet sind, entfällt häufig auch die Übersetzung. Ob die konkrete serbische Behörde die mehrsprachige Urkunde ohne Übersetzung akzeptiert, sollten Sie vorab erfragen.
Wichtig: Das Ehefähigkeitszeugnis fällt laut Botschaft nicht unter dieses Übereinkommen. Dafür brauchen Sie weiterhin eine Apostille.
Welche Dokumente typischerweise eine Apostille brauchen
| Anlass | Typische Dokumente | Hinweis |
|---|---|---|
| Aufenthaltstitel | Geburts- oder Heiratsurkunde für Familiennachzug, ggf. Nachweise zu Einkommen oder Ausbildung | Personenstandsurkunden möglichst als internationale Fassung |
| Firmengründung | Bei ausländischer Gesellschaft als Gründerin: Handelsregisterauszug, ggf. Gesellschaftsvertrag | Natürliche Personen als Gründer brauchen meist nur den Pass |
| Heirat in Serbien | Ehefähigkeitszeugnis, ggf. Scheidungsurteil | Ehefähigkeitszeugnis immer mit Apostille |
| Immobilienkauf | Im Ausland beglaubigte Vollmacht, bei Firmenkauf Registerauszug | Vollmacht und Beglaubigung behandelt ein eigener Beitrag zum Notar |
| Arbeit, Anerkennung | Diplome, Zeugnisse | Anerkennung ist ein eigenes Verfahren |
| Führerschein, Behördenvorgänge | Führungszeugnis, Bestätigungen | Je nach Behörde unterschiedlich |
Welche Unterlagen genau für Ihren Aufenthaltstitel nötig sind, hängt von der Grundlage ab. Einen Überblick gibt unser Beitrag zum Aufenthaltstitel in Serbien. Für die Unterlagen einer Gründung siehe den Ratgeber zur Firmengründung in Serbien, für Ehe und Güterstand den Beitrag zum Ehevertrag in Serbien.
Wo Sie die Apostille beantragen
Die Apostille wird immer in dem Staat erteilt, in dem die Urkunde ausgestellt wurde. Eine deutsche Geburtsurkunde kann also nicht in Serbien apostilliert werden.
Deutschland
In Deutschland gibt es keine einheitliche Apostillestelle. Zuständig ist die Behörde, die der ausstellenden Stelle übergeordnet ist:
- Bundesbehörden (zum Beispiel Führungszeugnis des Bundesamts für Justiz): laut Deutscher Botschaft Belgrad das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg an der Havel.
- Urkunden von Standesämtern und Landesbehörden: je nach Bundesland Regierungspräsidium, Bezirksregierung, Landesverwaltungsamt oder Innenministerium. In Baden-Württemberg etwa sind die Regierungspräsidien zuständig.
- Gerichtsurkunden und notarielle Urkunden: in der Regel der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk das Gericht oder der Notar sitzt.
Die sicherste Abkürzung: Fragen Sie die Stelle, die Ihnen die Urkunde ausstellt, wer für die Apostille zuständig ist. Standesämter und Notare wissen das in der Regel.
Österreich
Je nach ausstellender Stelle erteilen das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA), die Präsidenten der Landesgerichte oder die Ämter der Landesregierungen die Apostille. Für Personenstandsurkunden ist laut Land Niederösterreich teils ein mehrstufiger Weg über Bezirksverwaltungsbehörde und Landesregierung vorgesehen. Klären Sie den Weg vorab beim ausstellenden Amt.
Schweiz
Zuständig ist in der Regel die Staatskanzlei des Kantons, in dem die Urkunde ausgestellt wurde. Für Bundesurkunden ist die Bundeskanzlei in Bern zuständig.
Die richtige Reihenfolge: erst Apostille, dann Übersetzung
Serbische Behörden verlangen fremdsprachige Urkunden in der Regel mit Übersetzung durch einen in Serbien gerichtlich beeidigten Übersetzer (sudski prevodilac, umgangssprachlich sudski tumač). Die Reihenfolge ist dabei entscheidend:
- Originalurkunde besorgen, möglichst frisch ausgestellt.
- Apostille im Ausstellerstaat anbringen lassen. Die Apostille ist ein Stempel oder ein angeheftetes Blatt.
- Übersetzung in Serbien durch einen beeidigten Übersetzer. Übersetzt wird die Urkunde einschließlich der Apostille, und der Übersetzer verbindet seine Übersetzung mit dem Original oder einer beglaubigten Kopie.
- Einreichung bei der serbischen Behörde.
Wer die Reihenfolge umdreht, also erst übersetzt und dann apostilliert, riskiert, dass die Apostille nicht mitübersetzt ist und die Behörde die Unterlagen zurückweist. Ob eine Übersetzung eines in Deutschland vereidigten Übersetzers in Serbien anerkannt wird, ist nicht einheitlich geregelt. Planen Sie im Zweifel die Übersetzung in Serbien ein und lassen Sie sich die Anforderungen der konkreten Behörde vorab bestätigen.
Beeidigte Übersetzer für Deutsch finden Sie über die Listen der serbischen Gerichte. In Belgrad gibt es eine größere Auswahl, die Bearbeitungszeit beträgt bei Standardurkunden oft nur wenige Tage.
Wie alt dürfen die Urkunden sein?
Eine Apostille selbst hat kein Ablaufdatum. Viele serbische Behörden verlangen aber Urkunden, die nicht älter als drei oder sechs Monate sind, etwa bei Heirat oder bestimmten Registereintragungen. Eine Geburtsurkunde aus dem Familienordner, die zwanzig Jahre alt ist, wird daher oft nicht akzeptiert, auch wenn sich ihr Inhalt nicht geändert hat.
Die genaue Frist hängt von der Behörde und vom Verfahren ab. Bitte fragen Sie vor Ort nach, bevor Sie Urkunden bestellen. Ein Tipp für die Planung: Bestellen Sie die Urkunden nicht zu früh, aber rechnen Sie die Bearbeitungszeit der Apostillestelle mit ein. In manchen Bundesländern dauert diese mehrere Wochen.
Umgekehrt: Serbische Dokumente für Deutschland
Auch der umgekehrte Weg kommt häufig vor, etwa wenn ein serbischer Ehepartner in Deutschland Dokumente vorlegen muss oder Sie ein in Serbien geborenes Kind in Deutschland nachbeurkunden lassen.
In Serbien erteilen laut Deutscher Botschaft Belgrad die erstinstanzlichen Gerichte (osnovni sud) die Apostille, und zwar das Gericht, in dessen Bezirk die Urkunde ausgestellt wurde. Für Geburts- und Heiratsurkunden lohnt auch hier der Weg über den mehrsprachigen Auszug auf internationalem Formular, der ohne Apostille anerkannt wird.
Die Übersetzung ins Deutsche erfolgt dann in der Regel durch einen in Deutschland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer. Die Botschaft weist außerdem darauf hin, dass serbische Dokumente mit Bezug zum Kosovo in Deutschland zu Schwierigkeiten führen können.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Zu spät anfangen. Apostillen werden oft erst beantragt, wenn ein Termin bei der Ausländerbehörde schon feststeht. Starten Sie mit der Dokumentenbeschaffung, sobald klar ist, was Sie brauchen. Unsere Checkliste für den Umzug nach Belgrad ordnet diesen Schritt zeitlich ein.
Beglaubigte Kopie statt Original apostillieren. Eine Apostille auf einer Kopie bestätigt meist nur die Beglaubigung, nicht die Urkunde selbst. Viele Behörden wollen die Apostille auf der Originalurkunde.
Falsche Stelle. Wer eine notarielle Urkunde beim Regierungspräsidium einreicht, verliert Zeit. Fragen Sie den Aussteller.
Mehrsprachige Urkunde übersehen. Bei Geburts- und Heiratsurkunden sparen Sie mit der internationalen Fassung oft Apostille und Übersetzung.
Nur eine Ausfertigung. Manche serbischen Behörden behalten die Originale. Lassen Sie sich mehrere Ausfertigungen ausstellen und apostillieren, wenn Sie mehrere Verfahren parallel planen.
Unterstützung vor Ort
Die Apostille selbst muss im Ausstellerstaat beantragt werden. Was danach in Serbien passiert, also Übersetzung, Kopien, Termine und Rückfragen der Behörden, lässt sich aus der Ferne nur schwer steuern. Exgentum unterstützt deutschsprachige Zuwanderer und Gründer dabei: Wir klären mit Ihnen vorab, welche Urkunden für Ihr Vorhaben verlangt werden, organisieren die beeidigte Übersetzung in Belgrad und begleiten die Einreichung bei der Behörde.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich für meine deutsche Geburtsurkunde eine Apostille?
Wenn Sie eine internationale, mehrsprachige Geburtsurkunde nach dem CIEC-Übereinkommen beim Standesamt bestellen, ist diese laut Deutscher Botschaft Belgrad von der Apostille befreit. Für eine normale deutsche Geburtsurkunde brauchen Sie dagegen eine Apostille.
Kann ich die Apostille in Serbien bei der Deutschen Botschaft bekommen?
Nein. Die Apostille wird von der zuständigen Stelle im Ausstellerstaat erteilt. Die Botschaft stellt für deutsche Urkunden keine Apostille aus.
Muss die Apostille mitübersetzt werden?
Ja, in der Regel übersetzt der beeidigte Übersetzer in Serbien die Urkunde einschließlich der Apostille. Deshalb kommt die Apostille vor der Übersetzung.
Wie lange ist eine Apostille gültig?
Die Apostille selbst läuft nicht ab. Viele Behörden verlangen jedoch, dass die Urkunde nicht älter als einige Monate ist. Die genaue Frist erfragen Sie bei der jeweiligen Behörde.
Was kostet eine Apostille?
Die Gebühren legt die jeweilige Stelle fest und sie unterscheiden sich zwischen Bundesländern, Österreich und der Schweiz. Erfragen Sie die aktuelle Gebühr bei der zuständigen Stelle, bevor Sie Unterlagen einsenden.
Ich habe eine Vollmacht in Deutschland beim Notar beglaubigen lassen. Reicht das für Serbien?
Eine in Deutschland notariell beglaubigte Vollmacht braucht für die Verwendung in Serbien in der Regel zusätzlich eine Apostille, die beim zuständigen Landgericht erteilt wird, und anschließend eine Übersetzung. Was die Vollmacht inhaltlich enthalten muss, klären Sie am besten vorab mit dem serbischen Notar oder Anwalt.
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